Contabilidad y Finanzas
Es muy común escuchar a ciertos empresarios decir para qué llevar la contabilidad si no tiene ninguna utilidad, dicen que los balances solo muestran la cantidad para pagar impuestos, solicitar créditos y la más importante, que no es de utilidad para la toma de decisiones dentro de una empresa.
Lo que ocurre es que la contabilidad tiene otro tipo de objetivo. La contabilidad es una buena expresión que tiene una persona sobre una determinada empresa pero cuando está fuera de la misma. Pero cuidado, cuando se trabaja con finanzas es desde dentro de la empresa, por lo tanto los elementos, la información, mucha más adecuada para la toma de decisiones. Siendo la contabilidad un sistema de información que utiliza las finanzas y muchas veces de la forma en que están elaborados los estados contables el área finanzas, debe reelaborar esa información para su utilización.
Se puede concluir que las diferencias básicas entre la contabilidad y las finanzas es que ambas tienen distintos criterios para medir los mismos hechos, pero que la contabilidad no es adecuada para la toma de decisiones dentro de la empresa.
Detalle de la herramienta Contabilidad y Gestión de Flujo de Caja
La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal.
Su primordial objetivo es suministrar información razonada, con base en registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o público. Para ello deberá realizar:
Registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente.
Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos propuestos.
Interpretar los resultados con el fin de dar información detallada y razonada.
Toda empresa debe de llevar los siguientes registros:
Ingresos y gastos
La empresa usará un Libro diario de ingresos y gastos o un Libro mayor para llevar un registro de cuánto dinero sale, adónde va, y cuánto dinero entra. A lo largo de la vida de una empresa, se van produciendo distintos hechos que deben ser registrados por prescripción legal o por necesidades de la gestión de la empresa. Estos hechos quedan reflejados en el Libro Diario de forma cronológica.
La finalidad del Libro Mayor va a consistir en recoger estos mismos hechos pero no en atención a la fecha de realización, sino a la cuenta que se ha visto afectada. El Libro Mayor es un libro no obligatorio, a pesar de que en la práctica resulta imprescindible llevarlo. En él se van a recoger las distintas cuentas, y los movimientos que se hayan realizado en ellas.
Gastos de caja
Si se quiere llevar un registro de todos los gastos de una empresa, se de empezar contabilizando el efectivo que se gasta, hay dos formas de hacerlo: girar usted mismo los cheques reembolsables o mantener un registro de la caja chica.
Caja chica es una suma de dinero que se asigna a una oficina o empresa y que proviene de la superioridad, con ello deberás solventar todos los gastos que se susciten en tu oficina o en donde te indiquen el lugar a cubrir con faltante de dinero, antes de esto, deberás ponerte de acuerdo con quien te asigna esa responsabilidad, o sea delilimitar a quien y cuando darlo, para entregar una mínima suma, por más insignificante que sea, pedirás que te den un recibo a cambio o le harás firmar un recibo de recepción de conformidad de la misma, en cuestión a el pedido de compras, se debe tener en cuenta te den factura a nombre de la empresa que donde se emite el total del gasto y anotar en el Libro de gastos e ingresos.
Registros de inventario
El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación económica de la empresa. La información fundamental que debe registrar es: fecha de compra, número de inventario del artículo comprado, precio de compra, fecha de venta y precio de venta.
Cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar son, al igual que cualquier activo, recursos económicos propiedad de una empresa que la generarán un beneficio en el futuro.
El término por cobrar significa la promesa del cliente de pagar en una fecha futura, con dinero, el importe que fue cargado por mercancías o servicios
Cuentas por pagar
Una cuenta por pagar es cualquier importe adeudado como resultado de una compra de bienes o servicios en términos de crédito. Aunque una persona jurídica haga una compra sin emitir por escrito la intención de pago, registra el monto adeudado como una obligación corriente en sus cuentas.
Las compañías a menudo incurren en este tipo de débito a corto plazo con el fin de costear sus inventarios, especialmente en industrias donde el rendimiento de inventario es acelerado.
CAPACITACION:
Plantilla de Conciliación Bancaria Mensual
La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.
Si se dedica demasiado tiempo a la conciliación de su extracto bancario y aún no ha logrado justificar cada centavo, el formulario de conciliación bancaria mensual que estamos proporcionando a continuación es muy útil para su negocio, solo hay que ingresar el saldo de cuenta en el extracto bancario, los depósitos, los cheques pendientes pro cobrar y el saldo de la cuenta en los espacios que se dan, inmediatamente la conciliación sumará todos los importes e informará si los libros concuerdan con el saldo bancario.
Plantilla de Hoja del Balance General
El balance general es un estado contable que presenta la situación financiera de un negocio a una fecha determinada, es decir, un reporte que nos indica con que recursos cuenta la empresa (activos), cuánto dinero debemos (pasivos) y con qué capital contamos a una fecha específica.
Al elaborarlo, el empresario obtiene la información valiosa sobre su negocio, como el estado de sus deudas, lo que debe cobrar o la disponibilidad de dinero en el momento o en un futuro próximo.
En resumen, es una fotografía clara y sencilla de lo que un empresario tiene en la fecha en que se elabora.
La gran ventaja de saber interpretar el balance general reside en poder entender cómo se encuentra la situación financiera de nuestra empresa en todo momento para poder tomar decisiones acertadas sobre cómo invertir nuestros recursos.
La plantilla del balance general se puede descargar y completar cuantas veces lo desee el cliente.
Plantilla del Estado de Cuenta del Cliente
Un estado de cuenta es la situación financiera con débitos y créditos sobre la cuenta personal de un cliente, es necesario llevar un registro de las cuentas por cobrar de cada cliente donde se muestren los costos, pagos y saldos que tienen cada uno de ellos.
Esta hoja de cálculo está diseñada para que se le pueda enviar a cada mes al cliente donde se combina el registro de cuentas por cobrar y un estado de cuenta para el mismo.
Plantilla para el Estado de Resultados
Un estado de resultados (denominado a veces estado de ganancias y pérdidas) muestra la rentabilidad de la empresa durante un periodo, es decir, las ganancias y/o pérdidas que la empresa tuvo o espera tener.
Presenta los resultados de las operaciones de negocio realizadas durante un periodo, mostrando los ingresos generados por ventas y los gastos en que se haya incurrido la empresa.
Si bien la plantilla corresponde a un estado de resultados de una empresa que compra insumos y los procesa para transformarlos en un producto final, se puede adaptar fácilmente para que refleje la situación de su propio negocio.
Detalle de la herramienta Crédito y Cobranza
Carta de Cobro
Cuando un cliente adeuda una suma de dinero, se hace necesario informarle por medio de un comunicado empresarial que se ha vencido su plazo de pago, cuando ya no funciona este método, se recurre a las cartas de cobro.
Los métodos de cobro más frecuentes que utilizan los pequeños empresarios para cobrar cuentas vencidas son las visitas en persona, las llamadas telefónicas y las cartas. Debido a cuestiones de tiempo o por alguna otra dificultad, no siempre se es posible hacer las visitas personales, por lo que muchos empresarios recurren a las llamadas telefónicas, aunque el enviar una carta de cobro es más común.
El archivo contiene tres ejemplos de cartas de cobro, cada una diseñada con un propósito diferente y conforme se va avanzando, es algo más intensa en cuanto a la selección de palabras que la anterior.
Detalle de la herramienta Presupuestos y pronósticos
Hoja de Trabajo del Presupuesto Familiar Mensual
Calcular un presupuesto familiar nos permite ver en qué forma podemos administrar nuestros recursos y separarlos por diferentes áreas para llevar mejor control de ellos.
En esta hoja de trabajo muestra un ejemplo de cómo proyectar el presupuesto familiar por mes durante todo un año, de cierta manera, el que sea mensual permite ver los gastos realizados en el mes y tener una idea de cuánto se podría gastar el mes entrante.
La hoja de trabajo es muy fácil de utilizar ya que solo se debe de ingresar los datos y es todo, si se necesita añadir categorías o eliminarlas, se puede modificar la hoja rápidamente.
Detalle de la herramienta Remuneraciones
Control de Entrada y Salida de los Empleados
El control y registro del personal trata de asegurar que toda la organización marche de acuerdo con lo previsto, siendo sus objetivos tener control sobre las entradas y salidas del personal, que cumplan con su horario de trabajo, controlar las horas extras, lo permisos, tardanzas, entre otros factores.
El control de la entrada y la salida de los empleados, se hará a través de un registro por medio de una hoja o libro acondicionados donde se deberá de poner la hora a la que entraron junto con una firma y que se pondrá en la puerta de ingreso al área de trabajo.
El medio más efectivo para el control, se utiliza la tarjeta de asistencia y reloj marcador; o en todo caso, conforme al avance del sistema automatizado, en muchas empresas en la actualidad la entrada y salida del personal se hace a través del registro en la tarjeta electrónica.