Como preparase para una Feria Comercial

Como expositor, uno de los principales retos que se tienen en una conferencia o evento es el seguimiento de los detalles de preparación. A menos que tenga un talento de organización natural, la lista de verificación de la feria comercial será esencial. Hay simplemente demasiados detalles importantes que hay que tener en cuenta.

La entrega de material gráfico de exposiciones, capacitación del personal, hacer reservas de hotel, reservar boletos de avión, las citas de los clientes, análisis de competencia, y de embalaje son tan sólo una parte del proceso que debe ser completado antes del evento. A continuación, se explica cómo utilizar la lista de verificación de la feria comercial para manejar los detalles, asegurando que todo se cumpla sin tantos inconvenientes.

Metas y Objetivos

La lista de verificación de la feria comercial es algo más que «hacer» una lista. Ésta puede ayudarle a revisar su presupuesto, las metas y objetivos para cada evento. Esto es cierto si usted está tratando de reforzar la marca de su empresa, aumentar la conciencia de una nueva línea de productos, o atraer clientes potenciales con los que puede hacer negocios en el futuro. En efecto, su lista es su guía. Todo lo que se hace en la preparación para el evento debe ser coherente con su estrategia global de la feria.

Por ejemplo, si su objetivo es atraer personas, tendrá que capacitar a su personal sobre como abordar a los visitantes a su exhibidor. Si su objetivo es aumentar el conocimiento de determinados productos, debe de trabajar con el diseño para crear un tema acorde a lo que se necesita. Su lista de verificación de feria será fundamental para ayudar a manejar cada una de estas áreas de manera oportuna.

Introducción a la exposición

· Solicitud de información y materiales de aplicación para los expositores.
• Discutir y coordinar el esquema de exposición y los reglamentos con todos
los departamentos de la empresa implicados.
· Hacer un cálculo del presupuesto general para el evento, incluyendo los costos de los organizadores (la participación, el aire / electricidad / agua, etc.) manejo de exhibidores, viajes y alojamiento, gastos del personal.
· Seguros, la promoción y lo más importante, el diseño, la planificación y producción de su exhibidor de feria.
· Decidir sobre el tamaño posible, forma y ubicación.
· Llenar formularios de solicitud y pagar la cuota de registro.

Aspectos clave para la concepción del evento

¿Cuáles son los principales objetivos del evento?

· Hacer nuevos contactos
· Mantener las relaciones de negocios ya existentes
· La representación y el cultivo de la imagen
· Evaluación del mercado / la búsqueda de audiencia
· Presentación de un nuevo producto
· Ventas
· Relaciones publicas

¿Qué es lo que quiere exhibir?

• Enfoque en la exhibición de productos muestra, innovaciones, y productos de entrada al mercado
• Centrarse en el medio ambiente, creando una atmósfera relajada para una conversación de negocios en una sala de estar con servicio de alimentos, para la presentación del producto, principalmente a través de imágenes impresas
• Enfocarse en un diseño sobresaliente, con máxima visibilidad y contraste con los competidores

Manejo de la exhibición

• Número y tamaño de los objetos a exponer
• Transporte, embalaje, seguros, gestión aduanera
• Herramientas para el desmontaje y montaje, reparaciones en el sitio
• Solicitud de suministro de electricidad, aire, agua, etc. materiales consumibles (pernos de anclaje, fusibles, etc.) materiales de limpieza
• Revisar los reglamentos de seguridad, realizar pruebas de funcionamiento

Preparación del personal

La preparación del personal para el evento consiste en poder crear guiones para ellos, juegos de rol, y responder cualquier pregunta que puedan tener. Su lista de verificación de feria debe establecer ciertas expectativas respecto a las ventas o clientes potenciales. También hay que recordar de asignar responsabilidades específicas a los empleados para los primeros cuatro meses antes del evento. Después, programe sesiones de entrenamientos semanales o quincenales para ayudarles a desarrollar habilidades para involucrar clientes potenciales y atraer a los visitantes de la feria.

Personal de la exhibición

• Asignar a un responsable para la exposición del proyecto.
• Realizar una sesión de información con el personal, y si es necesario, capacitarlos para mejorar las habilidades de presentación y promoción
• Disposición de los vuelos y el alojamiento, seguros de viaje, teléfonos móviles de trabajo
• Traductor, eventos extranjeros a menudo requieren traductores con conocimiento técnico específico a los temas.
• Hacer una lista con la participación del personal de remplazo en caso de emergencia o enfermedad
• Tarjetas de negocios bilingües

Material para la exhibición

• Material publicitario: folletos, regalos, pins, juegos de comunicados de prensa, etc.
• Servicio y equipamiento de cocina, vajillas fáciles de limpiar (vasos, tenedores, platos, etc.) servilletas, abrebotellas, cafetera, bebidas del área de trabajo, snacks, productos regionales de su país, personal de servicio de comida, equipos de limpieza.
• Material de presentación: la producción y entrega de presentaciones visuales y películas que se ajusten a las especificaciones de los equipos audiovisuales localizados.

Producción del exhibidor

• Estudiar el manual de la exposición cuidadosamente
• Solicitar un diseño de exhibidor en 3D y una cotización basada en estos factores importantes: tu área presupuestada en el proyecto, los expositores o competidores que la rodean, los reglamentos de construcción (limitaciones de altura, etc.) tamaño y la cantidad de sus exhibiciones, las conexiones con su empresa corporativa, guías de personal, horario local para la instalación y desmontaje, señalización (logotipos, fascia, posters, etc.) mobiliario, (zona de reunión, herramientas, etc.) decoración (las plantas, la luces, exhibidores, etc.)
• Obtener la aprobación del organizador para el diseño del exhibidor y hacer el pedido con el constructor.
• Llenar todos los formularios de pedido necesarios: electricidad, agua, pernos de anclaje, limpieza, etc. y presentarlos antes de la fecha límite.

Promoción

Promover su participación en una exposición en su página de inicio, a través de publicaciones en revistas profesionales y comunicados de prensa de la conferencia mediante el envío de invitaciones a sus clientes y las personas de intereses.

Exhibidor de exposición

Empezar a planear el diseño de la exposición con anterioridad, 12 a 14 semanas antes del evento, hacer una revisión manual con el expositor para determinar las limitaciones de espacio, los plazos, y cualquier otro requisito. La feria comercial, el diseño y la construcción del exhibidor, los gráficos y la iluminación, merecen un seguimiento regular para asegurarse que todo está siendo de acuerdo con su línea de tiempo. Si está externalizando la construcción de su exhibidor, incluyen recordatorios en su lista de feria comercial para dar seguimiento cada dos o tres semanas.

Equipaje para el evento

Los días previos al evento suelen ser frenéticos. Incluso si usted ha planificado meticulosamente, detalles de último momento parecen surgir sin previo aviso. A menos que haya creado una lista detallada de equipaje, es probable que algo se olvide. Su lista de verificación debería incluir un inventario de equipaje, para que no se le olvide nada. Las tarjetas de presentación, tarjetas de crédito, laptops, ropa extra, y el teléfono celular (no se olvide el cargador), no se extrañan hasta que usted está miles de kilómetros de casa. Planee con anticipación mediante la creación de un inventario exhaustivo para hacer más simple el equipaje.

Cómo preparar su Lista de verificación de Feria Comercial

Una gran cantidad de expositores novatos subestiman la cantidad de planificación que se requiere para preparar de manera eficaz para una feria comercial. Sin embargo, los expositores experimentados se dan cuenta del valor de empezar temprano. Comience a crear su lista de feria mediante la revisión de su presupuesto, las metas y objetivos para el evento. Tome nota de cada acción que se debe hacer junto con la línea de tiempo en que debe llevarse a cabo. Lo más importante es asegurarse de que su lista de verificación sea consistente con su estrategia global de la feria.

Con el tiempo, a medida que adquiera más experiencia en la preparación de conferencias y eventos, modificará su lista de verificación apropiadamente. La buena noticia es que es una inversión. No sólo es una herramienta fundamental de organización de su próximo evento, sin embargo usted será capaz de utilizarlo para prepararse para futuras ferias.

Antes de continuar: Revisión final de la Lista de verificación para la Feria Comercial

Al utilizar una lista de verificación en las etapas finales de la preparación de su evento, se puede asegurar de que con esta valiosa herramienta de organización todos los detalles de última hora serán manejados apropiadamente.

Sin embargo, el mayor objetivo es ayudar a garantizar que estén debidamente preparados y posicionados para lograr sus objetivos de ventas en el evento.

Probablemente usted ha pasado meses preparándose para su evento. Las etapas finales son críticas. Por lo tanto, la información de la lista de verificación sirve para adaptarse a sus necesidades específicas.

• Revise su plan y los objetivos que exhiben. Asegúrese de que todos participen plenamente en entender lo que hay que llevar a cabo durante el evento.
• Traiga a todo su personal a participar en el evento para tener una reunión final antes de salir a revisar con cuidado los detalles finales, confirmar los horarios de la exposición, y responder a cualquier pregunta de última hora.
• Asegúrese de usar ropa adecuada y reforzar la importancia de cómo usted quiere que su mensaje de ventas sea entregado, el cual deberían de haber memorizado y ensayado antes de esta reunión.
• Llame a su patrocinador y/o la persona de contacto en el sitio del evento para confirmar la totalidad de su exhibidor y de que los materiales han llegado y lo están esperando.
• Revise la ubicación donde va a recoger sus artículos. Además, pregunte acerca de la devolución una vez que el evento haya terminado.
• Vuelva a examinar después del evento su estrategia de ventas asegurando que cartas, paquetes y otros materiales estén listos el día de regreso.
• Su lista de verificación debe incluir el seguimiento en todas las iniciativas viables que conducen dentro de una semana de la feria, y preferentemente dentro de los tres primeros días después del evento.
• Cambie su mensaje de correo electrónico y de voz para que la gente sepa que está fuera de la ciudad y cuando se puede esperar su regreso o a alguien más para obtener una respuesta.
• Lleve tarjetas de presentación, calendario de reuniones, bolígrafos y lápices adicionales, tablillas para escribir, formas de informe de gastos, tarjetas de seguimiento, itinerario, registro de inscripción y los antecedentes de los clientes que van a asistir.
• Asegúrese de que su oficina y la familia tiene una copia de su itinerario y la información de contacto.

Evaluación y procesamiento de información despues del evento

Evalúe su participación de acuerdo a su objetivo para este evento a través de:

• El número de visitantes a su exhibidor
• El número de negocios serios realizados
• La cantidad de material de promoción e información que entregó
• El número de contratos obtenidos o de las ventas
• El número de nuevos contactos establecidos
• Aparición en la prensa y los medios de comunicación
• El rendimiento de su personal
• La recepción en general por sus visitantes y el personal.

Procese los contactos de negocios y consultas recibidas y asegurarse de que sean atendidos en tiempo por la persona adecuada.

Si usted está satisfecho con su participación en el evento actual, es posible que desee considerar la participación en el evento del próximo año. Usualmente los primeros en registrarse reciben descuentos poco tiempo después.